የግዥ  ንብረትአ ስተዳደር  ቡድን  ዋና ዋና ተግባራት

• የስራ በጀት ዓመት የግዥ ፍለጎት ከስራ ክፍሎች  መሰብሰብና ማዘጋጀት፡፡
• የግዥን ፍላጎትን ከበጀት ጋር በማገናዘብ የግዥ ዕቅድ ማዘጋጀት፡፡
• የዓመቱ የገበያ ጥናት ማከናወን
• የግልፅና የአከባቢ ጨረታ ማውጣት
• የጨረታ ሰነድ ማዘጋጀት
• የተለያዩ ውሎች ማዘጋጀት
• የንብረት ገቢና ወጪ ማድረግ
• ንብረቶችን በ70/ሀ እና70/ለ መዝገብ ላይ መመዝገብ
• ለቢሮው ንብረቶች ኮድ መስጠት
• ንብረት ቆጠራ ማድረግ
• ንብረት ማስተዳደር በመመሪያና በደንብ መሰረት ማስተዳደር
• አዲስ የተቋቋሙ ኮሌጆች  ጨረታ ሂደቶችን መከታተልና መደገፍ
• ለተገልጋይ ምቹ ሁኔታ መፍጠር

የክፍያ ሂሳብ ሪፖርት ቡድን  ዋና ዋና ተግባራት

• የበጀት አመቱን ዕቅድ ማዘጋጀት
• የመንግስትን  ገንዘብን በመመሪያና በደንብ መሰረት ማስተዳደር
• የጥሬ ገንዘብ መርሃ ግብር ማዘጋጀት
• የተለያዩ ክፍያዎች ማዘጋጀት
• በየወሩ ከክለሉ ፋይናንስ ቢሮ ለመደበኛ እና ለካፒታል ስራ ማስኬጃ በአክሽን ፕላን መሰረት መጠየቅ
• የሰራተኛ ደመወዝ  ቤወሩ ማዘጋጀትማዘጋጀት
•  የክፍያ ሰነዶችን በ IBEX system መመዝገብ
• በየወሩ ሂሳብ ሪፖርት ማዘጋጀት
• የአደራ ሂሳቦችን ወደ ሚመለከተው ማስተላለፍ
• ለተገልጋይ ምቹ ሁኔታ መፍጠር
• ሰነዶችን  ለሰነድ ክፍል ማስረከብ

ተገልጋይ አሞልቶ መቅረብያለበትቅድመ ሁኔታ

ሀ) የውስጥ ተገልጋይ

• ቀን ውሎ አበል ጥያቄ፡- የቀን ውሎ አበል ቅጽ በቢሮ በተዘጋጀው ፎርም ላይ የስራ ኃላፊን የት እና የቀን ብዛት በመሙላት አጸድቆ ማቅረብ፡፡
• የመኪና እና የሞተር ሳይክል ነዳጅ ጥያቄ፡-ነዳጅ ቅጽ በቢሮ በተዘጋጀው ፎርም ላይ የስራ ኃላፊን የት እንደሚሄዱ ቦታ በመግለጽ በመሙላት አጸድቆ እና በቢሮ አውቶ ባለሙያ የጌጅ ንባብ በማስሞላት ማቅረብ፡፡
• ከተለያዩ የስራ ዘርፎች የአቅም ግንባታ ስልጠና እንዲሁም የንቅናቄ መድረኮች  ክፍያ በተመለከተ ፡- የጸደቀ በጀት መኖሩን ተረጋግጦ ፕሮፖዛል ማቅረብ ከስልጠናው ወይም ከንቅናቄው መድረክ ከአንድ ሳምንት በፊት
• የክፍያ ጥቄዎችን በተመለከተ፡-አንድ የውስጥ ተገልጋይ ቀደም ሲል የወሰደውን ክፍያ በማወዳደቅ ቀጣይ አገልግሎት ማግኘት ይችላል፡፡
• ሠራተኛ ደመወዝ በተመለከተ፡- ከሰው ሃብት አስተዳደር ዳይሬክቶሬት የቢሮ ሰራተኛ የክረላንስ ሲመጣ የሰራተኛ ደመወዝ ይዘጋጃል፡፡
• የግዥን ጥያቄ በተመለከተ፡- በቢሮ ኃላፊዎች የጸደቀ ዝርዘር መግለጫ የያዘ  ግዥ ጥያቄ  ማቅረብ  እንዲሁም በጀት መኖሩን ማረጋገጥ
• ንብረት ወጪን በተመለከተ፡- የንብረት ወጪ ቅጽ በኃላፊ ማጸደቅ
• ንብረት ገቢን በተመለከተ፡- በግዥ ኦፊሰር ህጋወነት ያለውን ደረሰኝ ይዞ መቅረብ ፤አሮጌ ንበረት ገቢ ንብረቱን ይዞ መገኘት
• የስልጠና ግዥዎችን በተመለከተ፡- የጸደቀ በጀት መኖሩን ተረጋግጦ ፕሮፖዛል ማቅረብ ከስልጠናው ወይም ከንቅናቄው መድረክ ከአንድ ሳምንት በፊት

ለ) የወጪ ተገልጋይ

• ክፍያዎችን በተመለከተ፡-አንድ ተገልጋይ የሚያስፈልጉ ቅድመ ሁኔታዎች ለምሳሌ የጨረታ ዕቃ(አገልግሎት)  ግዥ ክፍያ የጨረታ ሰነዶች መሟላት ፤የንብረት ገቢ ደረሰኝ (ሞ/19)ይዞ መቅረብ፤የክፍያ ጥያቄ፤የውክልና ደብዳቤና መታወቂያ ኮፒ ማቅረብ
• የስልጠና ተሳታፊዎች ክፍያ ፡- ከመጡበት ቦታ ማንነታቸውንና የደመወዝ መጠን የስራ ድርሻ የሚገልጽ ደብዳቤ ሲያቀርቡ እና በስልጠናው ላይ በወቅቱ ሲሳተፋ
• የጨረታ ሰነድ ሽያጭ፡- ህጋዊ ንግድ ፍቃድ የታደሰ  የቫት ተመዝጋቢ መሆናቸውን  እንዲሁም የንግድ መለያ ቁጥር (Tin) ማቅረብ ፤የውክልና ደብዳቤ ማቅረብ፤የአቅራቢነት ምስክር ወረቀት ማቅረብ
• ተጫራቾች፡- የጨረታ ሰነድ ሞልተው ሲያቀርቡ የጨረታ ማስከበሪያ ዋስትና ማቅረብ
• የጨረታ አሸናፊን በተመለከተ፡- የአሸናፊነጽ ደብዳቤ ፈርመው መውሰድ ፤የውል ማስከበሪያ ማቅረብ ፤ውል መግባት ፤በውሉ መሰረት ንብረት ማቅረብ፤የቀረበውን ንብረት ማስገምገም፤ ንብረቱ በspecification  መሰረት ከቀረበ ገቢ ማድረግ